Bestuurssecretaresse

Jij houdt als Bestuurssecretaresse de touwtjes in handen!

Team Bestuur en Interne Zaken heeft ruimte voor een Bestuurssecretaresse.

Als Bestuurssecretaresse ben je de spil van ons bestuursteam. Je ondersteunt de bestuurders bij hun dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Jouw bijdrage is essentieel voor het succes van onze organisatie.

Jouw uitdaging

In je functie als Bestuurssecretaresse/management assistent(e) ziet geen dag er hetzelfde uit. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit het beheren van agenda’s. Hiervoor heb je veel contact met bestuurders, afdelingshoofden en andere collega’s. Maar ook met externe partners zoals de secretariaten van gemeenten, de provincie en andere organisaties.

Als Bestuurssecretaresse ben je verantwoordelijk voor de ondersteunende secretariële en administratieve taken van het bestuurssecretariaat.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het organiseren van de vertegenwoordiging van het college bij diverse evenementen;
• Verzorgen van de huwelijksjubilea;
• Afhandeling van facturen en bijhouden van het Zaaksysteem;
• Per toerbeurt handel je de stukken van het College van Burgemeester & Wethouders (B&W) af.
• Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen.
  • Je denkt hierbij aan alle details en zorgt, samen met onze bodedienst, dat alle betrokkenen bij een vergadering zich welkom voelen in ons stadhuis of één van de andere locaties. Je verstuurt tijdig de vergaderstukken, je stelt e-mails en brieven op en notuleert overleggen.

Jouw team

Het taakveld ‘Bestuurssecretariaat’ bestaat met jou erbij uit vijf collega’s die zich met veel enthousiasme inzetten voor een professionele ondersteuning van de bestuurders en het managementteam. Zij moeten flexibel inspelen op de diverse vragen vanuit het bestuur en het managementteam. Dat maakt de werkzaamheden uitdagend en veelzijdig.

Het taakveld vormt, samen met de overige taakvelden Communicatie, Openbare Orde & Veiligheid, Inkoop, Wijkcontacten en Participatie, Bodedienst/Repro, Facilitaire Zaken en Juridische Zaken het team Bestuur & Interne Zaken. Dit team bestaat in totaal uit 40 medewerkers die zich allemaal inzetten voor een goede, snelle en servicegerichte dienstverlening.

Het team Bestuur en Interne Zaken is onderdeel van de afdeling Middelen. Deze afdeling bestaat verder uit de teams Informatisering & Automatisering (I&A), Financiën en Personeelszaken.

Jouw eigenschappen en competenties

Voor onze bestuurders, het managementteam en de collega’s ben je de steun en toeverlaat én het visitekaartje. Je werkt binnen een politiek-gevoelige omgeving. Je bent jezelf daarvan bewust in je dagelijks functioneren en je gaat discreet om met gevoelige informatie. Je communiceert makkelijk met bestuurders, collega’s en externen waardoor het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig en nauwkeurig. Je denkt gevraagd en ongevraagd mee. Procesmatig denken, plannen en organiseren zit in jouw aard. Evenals schriftelijk communiceren.

Door jouw positiviteit en enthousiasme weet je goed de verbinding te maken. Je schakelt snel en makkelijk tussen de veelheid aan taken en weet het overzicht te bewaren. Het is daarom belangrijk dat je flexibel en stressbestendig bent.

Vanwege de team- en taakverdeling geef jij er de voorkeur aan om te werken op in ieder geval dinsdag, woensdag en donderdag.

Verder beschik je over:

• Een afgeronde MBO-4 opleiding in secretariële en/of managementrichting;
• Aantoonbare ervaring in genoemde werkzaamheden, waaronder notuleren;
• Kennis en ervaring met Outlook, Word en Excel.

Ons aanbod
De gemeente Terneuzen is de grootste gemeente van Zeeland. Daar passen ambities bij van formaat en ingewikkelde keuzes. De ene na de andere uitdaging krijg je zo voorgeschoteld. Daar staat tegenover dat het zorgt voor een leuke en interessante afwisseling in je werk. En wij zorgen ervoor dat je volop de ruimte en het vertrouwen krijgt om dat op jouw manier te doen! In uitdagingen, flexibiliteit, opleiding en ontwikkeling en arbeidsvoorwaarden. Wij bieden je daarom:

• Een salaris van maximaal € 3.831,= bruto per maand bij een werkweek van 36 uur [salarisschaal 7]. Je beginsalaris is afhankelijk van je opleiding en ervaring. Bij goed functioneren, zetten we de arbeidsovereenkomst na één jaar om in een overeenkomst voor onbepaalde tijd.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het bruto jaarsalaris. Dit bouw je elke maand op. Je zet het budget naar eigen wens in. Bijvoorbeeld voor extra verlof, een fitness abonnement of extra salaris op het moment dat het jou goed uitkomt.
• Een vergoeding voor je woon-werkverkeer van € 0,23 per gereisde kilometer en een thuiswerkvergoeding. 
• Mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling. We hebben een online leerplatform, Good Habitz, maar zijn ook benieuwd naar jouw persoonlijke wensen.
• Uitstekende arbeidsvoorwaarden op het gebied van pensioen, verlof faciliteiten en gratis parkeermogelijkheid en toegang tot het zwembad.
• Een goede werk/privé balans dankzij flexibele werktijden en mogelijkheid tot thuiswerken door verstrekking van smartphone en laptop.

Meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden vind je op onze Werken bij pagina. Laat je hier ook inspireren door verhalen van onze collega’s!

Solliciteer!

Pak je ruimte en stuur ons je sollicitatiebrief en cv via de knop ‘Solliciteren’. Wij bieden je de kans om je carrière bij ons een vliegende start te geven, of juist verder in te vullen met volop mogelijkheden!

Neem voor meer informatie over deze vacature contact op met Francis de Koster, teamleider Bestuur en Interne Zaken. Dat kan via tel.nr. 06-36328876 of e-mail f.dekoster@terneuzen.nl.

Solliciteren kan tot en met 16 maart 2025. De gesprekken vinden plaats op 27 maart, wij vragen je hier vooraf rekening mee te houden in je agenda.