Medewerker Front Office

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste Medewerker Front Office

Als Medewerker Front Office ben je onderdeel van de afdeling Facility Management (FM). Het FM-cluster zorgt voor een vlotte en klantvriendelijke klantgerichte dienstverlening voor medewerkers, afdelingen en bezoekers van North Sea Port. Samen met je collega’s aan de receptie ben je verantwoordelijk voor receptiewerkzaamheden en het uitvoeren van administratieve taken. Hospitality zit in je DNA. Door jou voelt iedereen zich welkom, faciliteren en ontzorgen is jouw wereld en dit straal je uit naar je omgeving!

Tot je taken en werkzaamheden behoren o.a.:

Ontvangst met een glimlach

• Je draagt zorg voor een klantvriendelijk onthaal en de ontvangst van bezoekers. Je treedt op als gastvrouw/heer.
• Je bent het eerste aanspreekpunt en hebt een helpdeskfunctie voor interne en externe klanten: je beantwoordt vragen en verstrekt (proactief) informatie waar nodig.

Telefonische en agendabeheer

• Je beantwoordt telefoonoproepen en schakelt door naar de juiste persoon.
• Bij afwezigheid raadpleeg je de agenda’s van collega’s en geef je informatie over aanwezigheid en bereikbaarheid.

Administratieve en facilitaire Taken

• Je verricht administratieve en facilitaire taken, gekoppeld aan de bedrijfsbrede dienstverlening binnen de organisatie (aanmaken toegangspasjes, kopieer- en inbindwerkzaamheden, bestellen van tickets/literatuur/kantoorartikelen, post- en pakketbeheer, opmaken bestelbonnen, uitleveren kleding/t-tags, aanspreekpunt schoonmaakploeg, verwerken reserveringen rondvaarten etc.).

Beheer van vergaderaccommodaties en faciliteiten

• Je beheert en verzorgt de vergaderaccommodaties, de kantine, de pantry's en de koffievoorziening in het kantoor.
• Je regelt op verzoek catering voor vergaderingen of evenementen.

Ondersteuning van verschillende afdelingen

• Je ondersteunt verschillende afdelingen bij administratieve en marketing gerelateerde taken, zoals agendabeheer, het verzenden van mailingen en het verzorgen van relatiegeschenken.

Bedrijfshulpverlening

• Je vervult de rol van Bedrijfshulpverlener en bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken beschreven in de alarmeringsprocedure.

Ticketsysteem

• Het ticketsysteem laat medewerkers toe op afstand diensten en producten aan te vragen. Jij staat mee in voor de verdeling binnen het team en/of de verwerking en afhandeling van de vragen.

Jij bent de #grensverlegger die wij zoeken:

• Je bent klantvriendelijk, je bouwt een relatie op met jouw omgeving door in te spelen op behoeften en maatwerk te bieden.
• Je bent nauwkeurig, stipt en weet je vlot aan te passen aan onvoorziene en/of drukke omstandigheden.
• Je bent administratief sterk, hebt ervaring met MS Office, Outlook en Teams en bent bereid om je bedrijfsspecifieke systemen en applicaties eigen te maken.
• Je toont interesse in de verschillende domeinen van facility management en je hebt inzicht (op hoofdlijnen) in de organisatie en de verschillende vakgebieden van de afdelingen.
• Je handelt en denkt proactief en oplossingsgericht in functie van een goede dienstverlening en hospitality, je kan zowel zelfstandig als in teamverband tot resultaten komen.
• Je bent representatief en hebt goede communicatieve vaardigheden zowel in het Nederlands als in het Engels.
• Je hebt een MBO werk- en denkniveau (diploma en/of gelijkwaardig door ervaring) en hebt ervaring in soortgelijke functies.
• Je bent in het bezit van een basisdiploma Bedrijfshulpverlening of bent bereid dit te behalen.

Ons aanbod:

• Een marktconform en aantrekkelijk salarispakket, passend bij je opleiding en ervaring. 
• Het betreft een parttime functie van 3 á 4 dagen per week.
• Je werkt vanuit standplaats Terneuzen en bent bereid om ook te werken op de andere mooie locaties van North Sea Port.

Hoe pakken we het aan?

Bij een kop koffie bespreken we tijdens het eerste gesprek jouw kandidatuur, motivatie en verwachtingen ten aanzien van de vacature. Op onze beurt vertellen we jou graag wat meer over de inhoud van de functie en niet te vergeten de werkomgeving! In een vervolggesprek gaan we dieper in op de functie en je kandidatuur. Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.

Klaar om samen grenzen te verleggen?

Wens je meer info over de job? Neem contact op met Filip Remmerie (Facility Manager, filip.remmerie@northseaport.com).

Wil je meer info over de arbeidsvoorwaarden? Neem contact op met Dominique Mechelinck-van Wezel (HR Business Partner, dominique.mechelinck@northseaport.com).

Stuur ons je CV met motivatie via onderstaande solliciteer-button.