Secretaresse WWL

Schouwen-Duiveland is een levendige toeristisch Zeeuwse gemeente die het hele jaar door mensen inspireert en verbindt met de dynamiek van water, land, natuur en cultuur. Samen streven we naar een prettige omgeving om te werken, recreëren en leven. Bij onze wonen, werken, leven (WWL) afdeling hebben wij een vacature voor secretaresse in Zierikzee voor 26 uur in de week. In jouw rol als secretaresse ondersteun je het afdelingshoofd en de teammanagers op secretarieel, organisatorisch en inhoudelijk gebied. Jouw positieve en flexibele instelling gekoppeld met jouw pro activiteit en ervaring als secretaresse, maken jou succesvol in deze functie. Samen met jouw collega’s draag jij zo bij aan optimale dienstverlening naar onze inwoners en een mooi en krachtig Schouwen-Duiveland.

Waarom wil je bij ons werken?

• Een uitdagende functie van 26 uur met enthousiaste collega’s.
• Hybride werken en flexibele werktijden zijn bij onze organisatie vanzelfsprekend. Gezien de rol, wordt wel verwacht dat je voldoende aanwezig bent op kantoor voor een optimale en persoonlijke samenwerking.
• Afhankelijk van je ervaring ontvang je een bruto salaris tot maximaal € 3.831 bij een 36-urige werkweek (functieschaal 7, peildatum 1 oktober 2024).
• Je bouwt een Individueel Keuzebudget op van 17,05%, dat je kunt gebruiken voor extra inkomen, extra verlof, een fiets of een fitnessabonnement.
• We streven naar een cultuur waarin we voortdurend werken aan de professionalisering van onze organisatie om bij te blijven met de laatste ontwikkelingen of deze indien mogelijk voor te zijn.
• Daarnaast biedt de gemeente Schouwen-Duiveland uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een reiskostenvergoeding, opname in het ABP-pensioenfonds, een laptop en telefoon en uitgebreide verlofmogelijkheden.

Wat ga je doen?
Als secretaresse val je organisatorisch onder het afdelingshoofd van wonen, werken, en leven (WWL). Functioneel wordt je aangestuurd door ons afdelingshoofd en de teammanagers van WWL.

In jouw functie, heb je een hoop verschillende verantwoordelijkheden zoals:

• Het voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen, inclusief het bewaken van deadlines en actiepunten. Jij sluit zelf aan waar jij denkt dat het nodig is. Je zit iig altijd bij het WWL MT-overleg.
• Agendabeheer van het afdelingshoofd en de teammanagers. Dit betekent het zorgen dat alle agenda’s up to date zijn, maar ook proactief nadenken over de inhoud van vergaderingen en wie daarbij betrokken moeten zijn.
• Volledig regelen van bijeenkomsten en indien nodig ook aansluiten bij bijeenkomsten.
• De verzorging van de nieuwsbrief van de afdeling. Je denkt na over de inhoud en stelt stukken op.
• Het bijhouden van het opleidingsplan van de afdeling en het overzicht op de bijbehorende budgetten.
• Het voorbereiden en van A tot Z organiseren van attenties en jubilea van medewerkers op de afdeling.
• Het eerste aanspreekpunt zijn voor tal van zaken op de afdeling, Hierbij heb je een nauwe samenwerking met je collega's.
• Het ondersteunen in het recruitmentproces in het plannen van gesprekken en, waar nodig, in het bijhouden van ons recruitment systemen (AFAS en Flextender). En het ondersteunen in de personeelscyclus.
• Samenwerken met je collega secretaresse en samen zorgen voor een goed bemand secretariaat en verdeling van de werkzaamheden. Daarbij ben je proceseigenaar van één of meerdere secretaresseprocessen. En je draagt bij aan de ambities van het secretaressenetwerk.

Wie ben jij?
Je kunt het best worden omschreven als volgt:

• Een enthousiaste, communicatieve en flexibele collega met een aantoonbaar MBO werk- en denkniveau. Je hebt een relevante opleiding zoals Schoevers of MBO Office & management support specialist en je hebt werkervaring als bijvoorbeeld secretaresse bij een andere gemeente.
• Je bent in staat om vanuit die ervaring een gedegen bijdrage te leveren aan de verdere opbouw van het secretaressen- team.
• Je hebt ervaring op administratief/secretarieel gebied en je bent uitgebreid bekend met Microsoft Office/M365 en het werken in Teams.
• Daarnaast beschik je over een positieve instelling, flexibiliteit, leer je snel de organisatie kennen en heb je belangstelling voor organisatorische vraagstukken.
• Je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en het vermogen om goed om te gaan met tegengestelde belangen. Daarnaast ben je integriteit en ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Nauwkeurigheid en gestructureerde werkmethoden zijn jou eigen. Je weet je eigen werkzaamheden te organiseren, je bent ondernemend, initiatiefrijk en beweegt je makkelijk door de organisatie.

Contact
Heb jij na het lezen van deze vacature nog vragen over de procedure of over de functie? Stel ze zeker! Dit kan aan Lily van ‘t Westende, Teammanager Secretaresses, 0111-452 468 of aan Hellen de Rijke, P&O adviseur, 0111-452 341.

De sollicitatieprocedure bestaat uit een beoordeling van motivatie & CV, en een eerste en een tweede (verdiepende) gespreksronde mocht dat nodig zijn. Solliciteer voor 26 januari. Wij voeren de gesprekken in de eerste volle week van februari.

Wie weet ben jij binnenkort onze nieuwe secretaresse WWL!