Front- en Backoffice Medewerker

Front- en backoffice medewerker Muziekschool Zeeland 28 uur per week  

Locatie: Middelburg 

Wie zijn wij? 

Het motto van Muziekschool Zeeland is: een leven lang muziek, lang leve de muziek! Muziekschool Zeeland is een gemeenschappelijke regeling met een structurele subsidierelatie met 10 Zeeuwse gemeenten.  

We bereiken jaarlijks ongeveer 3000 cursisten van alle leeftijden met individuele en samenspellessen en ondersteunen daarmee ook verenigingen, koren en orkesten in Zeeland. Via de afdelingen Muziekeducatie Zeeland en KCE Oosterschelderegio (beiden zijn onderdeel van Muziekschool Zeeland) bereiken we bovendien zo’n 20.000 leerlingen in het PO en VO.   

Met al haar activiteiten is Muziekschool Zeeland een belangrijke culturele speler met veel aandacht voor haar maatschappelijke rol in de provincie Zeeland met locaties in 5 gemeenten. 

Voor wie? 

De vacature heeft betrekking op twee afdelingen met werkzaamheden voor de leerlingenadministratie en de receptie op onze hoofdvestiging. Bij de administratie werken twee collega’s en een teamleider financiële administratie/controller. De receptie wordt ondersteund door 2 baliemedewerkers en een teamleider HR & Facilitair. 

Wat ga je doen? 

Voor de receptie(frontoffice) en de leerlingenadministratie (backoffice) van Muziekschool Zeeland zijn we op zoek naar een enthousiaste collega die ons team kan versterken. Ben jij een nauwkeurige, servicegerichte professional die relevante administratieve ervaring heeft en niet alleen energie krijgt van administratieve taken, maar ook graag telefonisch en persoonlijk contact met klanten onderhoudt, dan zien we graag jouw reactie op onze vacature tegemoet.  

In deze gecombineerde rol ben jij het eerste aanspreekpunt en visitekaartje voor klanten, zowel via de telefoon als per mail en zorg je ervoor, dat de administratieve processen soepel verlopen. Je beantwoordt vragen van klanten en helpt hen met uiteenlopende verzoeken. Daarnaast zorg je ervoor, dat de leerlingenadministratie up-to-date blijft. 

Wat zijn je taken? 

Als front- en backoffice medewerker zal je je voornamelijk bezighouden met: 

Frontoffice 

• In jouw rol als receptioniste ben je het eerste aanspreekpunt die de inkomende telefoontjes beantwoordt;  
• Je denkt mee over het vormgeven van werkprocessen; 
• Je plant en registreert afspraken en reserveringen (o.a. vergaderruimten en leslokalen); 
• Je hebt een signalerende rol waarbij je knelpunten/bijzonderheden registreert/meldt; 
• Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie en planning van de werkzaamheden; 
• Je ontvangt klanten en zorgt ervoor dat de ontvangstruimte er representatief uitziet; 
  
  
• Je beantwoordt vragen van klanten en docenten; 
• Je werkt schoon en opgeruimd volgens de HACCP- hygiëne richtlijnen;  
• Je levert een bijdrage aan het organiseren van personeelsactiviteiten. 

Backoffice 

• Je beheert samen met een collega de mailbox van de leerlingenadministratie; 
• Je behandelt inschrijvingen en mutaties van leerlingen en zorgt voor een correcte verwerking van deze gegevens in de leerlingenadministratie;  
• Je verzorgt de planning voor bijzondere activiteiten b.v. rondom examens.; 
• Je beweegt mee met nieuwe ontwikkelingen in het leerlingenadministratiesysteem; 
• Je verzorgt de correspondentie richting leerlingen o.a. de afmeldingen van docenten namens de muziekschool; 
• Je denkt mee over het vormgeven van werkprocessen; 
• Je beantwoordt vragen van klanten en collega’s; 
• Je verwerkt huurovereenkomsten; 
• Je genereert overzichten vanuit de leerlingenadministratie; 
• Je fungeert als vraagbaak voor collega’s.  

Wat vragen wij? 

Goede communicatieve vaardigheden zijn belangrijk in een klein team dat op elkaar moet kunnen bouwen en vertrouwen. Daarnaast vragen we: 

• Minimaal een MBO+ opleiding richting administratie/receptie; 
• Ervaring met het maken van planningen. Dit is een pré; 
• Aantoonbare ervaring met het werken in een front- en backoffice omgeving; 
• Kennis van HACCP-hygiëne richtlijnen is een pré; 
• Een dienstverlenende- en klantgerichte instelling; 
• Proactief en een flexibele instelling met het juiste verantwoordelijkheidsgevoel; 
• Zelfstandig en in teamverband kunnen werken is een vereiste; 
• Je bent digitaal vaardig en behendig met o.a. Microsoft Office 365; 
• Je beschikt over goede mondelinge- en schriftelijke communicatievaardigheden in de Nederlandse en Engelse taal. 

Wat heb je daarvoor nodig? 
Je bent stressbestendig en klantvriendelijk.  Je hebt ervaring in een soortgelijke functie en het geeft je energie om te gáán voor het beste resultaat. 

Kom je bij ons werken, dan krijg je ook nog eens: 

• Marktconform salaris op basis van cao SGO 
• 50% korting op lessen en cursussen; 
• Vrij in de schoolvakanties; 
• Individuele Keuzebudget (fietsplan, sportabonnement etc.) 

AANVULLENDE INFORMATIE 

Het gaat om een functie van 28 uur per week op korte termijn. De uren kunnen in overleg worden ingevuld. We bieden arbeidsvoorwaarden en een marktconform salaris gebaseerd op de cao SGO, passende bij de functie en jouw ervaring. In eerste instantie gaat het om een jaarcontract. Onze intentie is om er een functie voor onbepaalde tijd van te maken. 

SOLLICITEREN 

Herken je jezelf helemaal in deze functie als front- en  backoffice medewerker? Solliciteer en stuur je cv met motivatie uiterlijk 19 januari 2025 via w.harders@muziekschoolzeeland.nl o.v.v. front- en backoffice medewerker. Voor meer informatie kun je terecht bij Ad van Loon, telefoonnummer 06-41323087. 

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op woensdag 22 januari 2025. 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. 

Reageren?
Stuur ons je CV met motivatie via onderstaande solliciteer-button.