Directiesecretaresse mens, kwaliteit en ontwikkeling

**Ben jij in staat om verantwoordelijkheid te nemen en je taken snel eigen te maken? Fungeer je graag als aanspeekpunt en vind je het leuk om in een dynamische en uitdagende omgeving voor overzicht, rust en structuur te zorgen? Lees dan verder!**

Wat ga je doen

Als duizendpoot van de directie mens, kwaliteit & ontwikkeling ben je op de hoogte van alles wat er speelt. Hierdoor kun je snel reageren op binnenkomende verzoeken, anticiperen en proactief actie ondernemen.

Je taken en verantwoordelijkheden zijn gevarieerd en veelomvattend:

- Je fungeert als eerste aanspreekpunt van de directie mens, kwaliteit & ontwikkeling, zowel intern als extern.
- Je pakt de dagelijkse secretariële werkzaamheden op, zoals het voorbereiden van vergaderingen, het bijwerken van de mailbox en het (complexe) agendabeheer.
- Je wordt betrokken bij de inhoud, zoals het opstellen van de jaarplannen, het inplannen van functioneringsgesprekken, notuleren van vergaderingen en het organiseren van evenementen.
- Je bewaakt de voortgang van actiepunten uit overleggen. Je voert jouw eigen actiepunten uit en spreekt betrokkenen aan wanneer afspraken onvoldoende worden nagekomen.
- Je stelt relevante rapportages en overzichten op, levert een bijdrage aan het ontwikkelen van protocollen, procedures en voorschriften en controleert uitgaande documenten.
- Je regelt facilitaire zaken en voorzieningen, waaronder het beheren van de voorraad kantoorartikelen en het plaatsen van bestellingen.
- Je wordt ingezet voor project- of afdeling overstijgende administratieve werkzaamheden, zoals ondersteuning van de klachtencommissies cliënten en personeel.
- Je werkt nauw samen met je collega's van het secretariaat van de raad van bestuur en de overige directiesecretariaten.

Samen aan de slag

Emergis is een brede maatschappelijke organisatie voor mentale gezondheid en welzijn. Jaarlijks ondersteunen we zo’n 13.000 mensen met uiteenlopende uitdagingen op het gebied van mentale gezondheid, verslaving, wonen, werken, veiligheid, huiselijk geweld. Kinderen, jongeren, volwassen en ouderen. Dat gebeurt door ongeveer 1.400 medewerkers op vijftig locaties in Zeeland. We werken bij mensen thuis, in (mentale) gezondheidscentra, huisartsenpraktijken, wijkcentra, klinieken, beschermende woonvormen, opvanglocaties en werkleerbedrijven. Steeds minder afhankelijk van tijd en plaats en zo digitaal mogelijk in alles wat we doen.

Volgend uit de herinrichting van onze topstructuur zijn de diensten personeel, opleiding & organisatie en kwaliteit, veiligheid & innovatie sinds 1 april 2024 geïntegreerd tot de dienst mens, kwaliteit & ontwikkeling. Deze nieuwe gezamenlijke dienst wordt aangestuurd door één directeur en drie teamleiders en bestaat uit circa 65 fte. De dienst is o.a. verantwoordelijk voor de kwaliteit en veiligheid van de (zorg)processen, zorginnovatie (E-Health) en onderzoek. Daarnaast zorgt de dienst voor de ontwikkeling, implementatie en evaluatie van het (strategisch) personeels- en opleidingsbeleid en wordt een bijdrage geleverd aan de vitaliteit, (duurzame) inzetbaarheid en ontwikkeling van medewerkers.

Wat mag je van ons verwachten

Als je werkt als directiesecretaresse binnen de dienst mens, kwaliteit & ontwikkeling van Emergis maak je deel uit van een organisatie die streeft naar bevlogen medewerkers die voldoende ontwikkelingsmogelijkheden krijgen. Wij bieden je:

- Een jaarcontract voor 32 uur per week, met uitzicht op een vaste aanstelling bij goed functioneren.
- Een functie in schaal FWG 45. Het salaris begint met €2.451,- en eindigt op €3.863,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek. Per 1 december 2024 worden de salarissen met 4% verhoogd.
- Een functie die valt onder de CAO GGZ. Dit betekent voor jou o.a. de volgende voordelen: eindejaarsuitkering, vakantietoeslag, balansbudget en collectieve zorg- en inkomensverzekeringen.
- Diverse scholings- en ontwikkelingsmogelijkheden, waaronder een breed aanbod aan e-learning.
- De mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken, conform de regeling thuiswerken.

Hier herken jij jezelf in

Wij zoeken iemand die samen met ons wil werken aan onze missie: een goede mentale gezondheid van alle mensen in Zeeland. Daarnaast herken jij jezelf in dit profiel:

- Je beschikt over een managementassistent of secretariële opleiding op ten minste mbo+/hbo-niveau, aangevuld met relevante cursussen of vervolgopleidingen.
- Je hebt meerjarige relevante werkervaring als directiesecretaresse of managementassistent.
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en bent in staat je zowel mondeling als schriftelijk goed uit te drukken.
- Je kunt goed overweg met administratieve programma's en computersystemen (o.a. Microsoft Office).
- Je hebt oog voor detail en houdt van orde en structuur.
- Je bent sociaal sterk en schakelt moeiteloos in het contact tussen directie en collega’s.
- Je bent proactief, enthousiast, gastvrij en hebt een ondersteunende houding.
- Je bent oplossingsgericht, betrouwbaar, discreet en flexibel.
- Je kunt zaken snel doorzien, pakt door en bent in staat om complexe afspraken te arrangeren.
- Je draagt de visie van Emergis uit tijdens in- en externe contacten.

Wij vragen een verklaring omtrent gedrag (VOG) en ten minste één relevante referentie.

Werk jij mee aan onze droom

Heb je interesse in deze vacature? En wil jij samen met ons werken aan een goede mentale gezondheid van alle inwoners in Zeeland? Dat kan! Solliciteer direct via onderstaande sollicitatiebutton.

Wil je eerst meer informatie? Neem dan contact op met Claudia Koenraadt (directeur mens, kwaliteit & ontwikkeling) via 06 25 49 75 46.

We zien je sollicitatie graag tegemoet!