Secretaresse bestuurssecretariaat

Het Ostrea Lyceum is een dynamische school voor voortgezet onderwijs (vmbo b/k tot en met vwo) in Goes, met volgend schooljaar ruim 1900 leerlingen en 260 medewerkers.

Per 1 januari 2025 vindt er een bestuurlijke fusie plaats met scholengroep Pontes.
Het Goese Lyceum te Goes en het Pieter Zeeman Lyceum te Zierikzee vormen samen de Stichting Scholengroep Pontes. Het Goese Lyceum biedt onderwijs aan op twee locaties namelijk op de locatie Bergweg 14(vmbo basis- en kaderberoepsgerichte leerweg, ca. 450 leerlingen) en op de locatie Oranjeweg (mavo, havo, atheneum, gymnasium, ca. 1600 leerlingen). Op het Pieter Zeeman Lyceum wordt voor ca. 1020 leerlingen onderwijs verzorgd van praktijkonderwijs tot aan vwo.

Een bestuurlijke fusie versterkt de positie van de scholen als het gaat om onderwijsuitdagingen zoals personeelstekorten en schommelende leerlingaantallen, en speelt in op ontwikkelingen zoals nieuwe bekostigingsmethoden, verduurzaming en huisvesting. 

Ter ondersteuning van de bestuurders van de nieuwe stichting zoeken wij, wegens interne verschuiving, een

Secretaresse bestuurssecretariaat  0,4-0,5 fte (16-20 klokuren)

De werkzaamheden worden uitgevoerd op de locatie Bergweg 14 te Goes. Samen met een collega vorm je het bestuurssecretariaat en val je onder directe verantwoordelijkheid van de bestuurders. Het doel van het bestuurssecretariaat is het zorgdragen voor een goed verloop van alle administratieve, secretariële en ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de bestuurders, de directieleden en de Raad van Toezicht.

De bestuurssecretaresses verzorgen reguliere taken zoals agendabeheer, het organiseren van bijeenkomsten en het bewaken van acties. Daarnaast bieden zij ondersteuning bij het voorbereiden van de bedrijfsvoering door o.a. het actueel houden van statuten, reglementen en overige documenten. Deze taken worden in goed onderling overleg verdeeld en waargenomen. Om de continuïteit in de uitvoering van de werkzaamheden van het secretariaat te waarborgen, wordt een gezamenlijke werkwijze gehanteerd en wordt belangrijke informatie gedeeld om inzicht in elkaars werk te hebben en houden. Het bestuurssecretariaat speelt tevens een centrale rol met betrekking tot aan de MR, financiën, personeel en externe instanties gerelateerde onderwerpen.

Wat zijn de werkzaamheden?

• Het verlenen van secretariële ondersteuning aan bestuur, directie en RvT
• Het voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen, zowel in- als extern. Denk hierbij aan het verzamelen van vergaderstukken, bewaken en opvolgen van de actiepunten
• Het indelen en bewaken van de agenda van het bestuur 
• Het digitaal bijhouden van in- en externe (vergader) dossiers en het werkarchief van het bestuur
• Het zorgen voor de tijdige aanlevering van stukken voor het bestuur en RvT
• Het naar eigen inzicht voorbereiden en afhandelen van (digitale) correspondentie, zowel in- als extern
• Het onderhouden van telefonische contacten, zowel in- als extern
• Het up-to-date houden van de website en het intranet
• Het bewaken van de huisstijl en verzorgen van externe communicatie
• Het organiseren van in- en externe bijeenkomsten
• Het redigeren van beleidsstukken en het actueel houden van statuten, reglementen en overige documenten
• Het vervullen van een bufferfunctie tussen het bestuur en derden.

Kennis en ervaring:

• Je hebt een passende opleiding op minimaal MBO niveau met ruime aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie
• Je beheerst de Nederlandse taal vloeiend in woord en geschrift
• Je kunt 'lezen en schrijven' met het MS office pakket
• Je hebt vaardigheid met digitale archieven.

Profiel:

• Je hebt een professionele houding en draagt de visie, waarden en ambities van de stichting uit
• Je bent discreet en bent je bewust van de vertrouwelijkheid van de informatie waar je mee werkt
• Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen bij bestuurlijke en overige zakelijke contacten
• Je staat sterk in je schoenen en je bent proactief, enthousiast en flexibel en kunt samenwerken
• Je bent organisatiegevoelig en nauwgezet, gestructureerd, servicegericht en benaderbaar
• Je kunt inspelen op,  en je voegen naar omstandigheden van de bestuurs- of directieleden
• Je bent een rustige persoonlijkheid, kunt zaken overzien, relativeren en prioriteren.

Herken jij je in bovenstaand profiel?  Dan word je van harte uitgenodigd te solliciteren!

We vragen heel wat, maar bieden je ook een aantrekkelijk pakket:

• Het betreft een boeiende functie in een volop in beweging zijnde organisatie, conform het functieprofiel van Bestuurssecretaresse. Een volledige functiebeschrijving is op te vragen bij de afdeling HRM
• Het betreft een tijdelijke aanstelling t/m 31 juli 2025, met kans op een verlenging
• Salariëring conform cao-vo, schaal 7, afhankelijk van opleiding en ervaring
• Standplaats van de werkzaamheden is Goes, de werktijden van 13.00 - 17.00 uur
• Scholingsmogelijkheden, waaronder een persoonlijk professionaliseringsbudget van € 600,-
• Eindejaarsuitkering en vakantiegeld 
• Reiskostenvergoeding boven cao, waarbij zo nodig ook de tunnelkosten worden betaald
• Een aantrekkelijke fiets- en sportregeling.

• Aanvullende informatie over deze vacature is te verkrijgen bij: mevrouw I. Sinke, tel.0113-212930.
• Je reactie zien we heel graag uiterlijk 26 september 2024. Zijn we geinteresseerd in een nadere kennismaking word je z.s.m. uitgenodigd voor een gesprek.

Reageren?
Stuur ons je CV met motivatie via onderstaande solliciteer-button.